Narativno i finansijsko izveštavanje završenih medijskih projekata + Dostavljanje kopije proizvedenog medijskog sadržaja
Nakon završetka projekta (obično kraj kalendarske godine), učesnici konkursa dužni su da u roku koji je određen ugovorom (obično do 15. januara naredne godine) dostave narativne i finansijske izveštaje o realizovanom projektu sa pratećom dokumentacijom kojom se dokazuje programska i finansijska realizacija projekta. Obrasci za narativno i finansijsko izveštavanje su jedinstveni i propisani su od strane Ministarstva kulture i informisanja.
Ovaj obrazac treba da pokaže (i pruži uverljive dokaze) o tome koji su glavni rezultati projekta postignuti, koje su aktivnosti realizovane, kako je projekat promovisan, koje ciljne grupe su uključene i sl.
Ovaj obrazac treba da olakša finansijsku kontrolu potrošnje sredstava na projektu. U njemu su tabelarno predstavljeni ugovoreni i realizovani troškovi (stvarna potrošnja). Uz sam obrazac potrebno je dostaviti i svu dokumentaciju koja dokazuje utrošak sredstava (na primer, izvodi, računi, ugovori i sl.)
Uz obrasce, potrebno je da učesnici dostave sve kopije sadržaja koji je proizveden, kako bi u narednoj fazi mogla da se uradi analiza efekata projekta. Kopije podrazumevaju diskove sa TV ili radijskim emisijama čija je proizvodnja sufinansirana, linkovi ka tekstovima u onlajn medijima ili kopije tekstova iz štampanih medija.
Preporuka je da se proces izveštavanja unapredi kreiranjem onlajn baze podataka u kojoj će korisnici moći da dostave elektronske kopije svih traženih dokumenata, kao i sav proizvedeni medijski sadržaj. Ovo bi u velikoj meri olakšalo kontrolu i obradu podataka, a ujedno doprinelo efikasnosti i transparentnosti.
IV. NARATIVNI I FINANSIJSKI IZVEŠTAJ
Član 41.
Učesnici konkursa koji su dobili sredstva, kao i lica kojima su odobrena sredstva na osnovu pojedinačnog davanja, izveštaj o realizaciji projekta dostavljaju organu koji je dodelio sredstva, u formi narativnog i finansijskog izveštaja, a u skladu sa zakonom i zaključenim ugovorom.
Izveštaj mora biti potpisan od strane ovlašćenog lica i overen pečatom.
Član 42.
Korisniku sredstava koji ne dostavi u roku i u propisanoj formi narativni i finansijski izveštaj o realizaciji projekta, organ koji dodeljuje sredstva upućuje zahtev za povraćaj sredstava.
Povraćaj sredstava iz stava 1. ovog člana vrši se u roku koji je predviđen ugovorom.
Informacija o korisnicima sredstava koji nisu dostavili narativni i finansijski izveštaj o realizaciji projekta, odnosno koji nisu izvršili povraćaj sredstava, objavljuje se na veb-sajtu organa.
Oba obrasca možete videti u Prilogu 3.
U cilju što potpunijeg uvida javnosti u projektnu dokumentaciju i realizaciju javnog konkursa, lokalne samouprave mogu objaviti delove narativnog i finansijskog izveštaja na svojim zvaničnim veb stranicama, poput opštine Bor.
U ovoj fazi sprovođenja javnih konkursa, u cilju povećanja transparentnosti i odgovornosti, potrebno je zainteresovanoj javnosti omogućiti uvid i kopije sledeće dokumentacije, u skladu sa Zakonom o slobodnom pristupu informacijama od javnog značaja:
- Prijave na konkurs
- Narativni i finansijski izveštaj
- Finansijski izveštaj sa pratećom dokumentacijom
- Uvid u kopije medijskog sadržaja
Formular Zahteva za pristup informacijama od javnog značaja dostupan je ovde
Povreda autorskih prava ne bi trebalo da bude prepreka uvidu javnosti u projektnu dokumentaciju ili proizvedeni medijski sadržaj, najpre, zato što u ovom slučaju preteže javni interes i potreba da trag državnog novca bude transparentan, a dodatno i zbog toga što bi trebalo da je medijski sadržaj već objavljen i dostupan javnosti kroz rad samih medija.
Pri uvidu u projektnu dokumentaciju treba voditi računa o podacima o ličnosti, što je nova obaveza uvedena Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti. Deo ličnih podataka može se naći u finansijskoj dokumentaciji (na primer, bankovni računi, adrese i JMBG u ugovorima sa novinarima i sl.) te je preporuka je da se ovi podaci anonimizuju i zaštite pre izdavanja kopija projektne dokumentacije.
